Ein Unfall, eine Grippe, ein unerwarteter Spitalaufenthalt. Niemand plant damit, doch es passiert. Und gerade in kleinen und mittleren Unternehmen zeigt sich in solchen Momenten oft eine unangenehme Wahrheit: Wenn die Geschäftsführung ausfällt, steht der Betrieb still. Löhne können nicht mehr freigegeben werden, wichtige Zahlungen bleiben liegen, Kundenanfragen versanden und im schlimmsten Fall drohen Liquiditätsengpässe oder gar der Verlust von Aufträgen.

Eine durchdachte Stellvertretungsregelung ist deshalb kein bürokratisches Nice-to-have, sondern ein zentraler Baustein der Unternehmensführung. Wer sie rechtzeitig aufsetzt, schützt nicht nur sich selbst, sondern auch die eigenen Mitarbeitenden und Kunden. Lemag Treuhand+Partner AG begleitet Unternehmen genau bei solchen Fragen kompetent, diskret und mit langjähriger Erfahrung.

Warum das Thema gerade jetzt aktuell ist

Der Herbst ist traditionell die Zeit, in der viele Unternehmen ihre Prozesse für das kommende Geschäftsjahr überprüfen und die Budgetplanung anstossen. Genau in diesem Zusammenhang lohnt sich auch ein kritischer Blick auf die eigene Organisation: Wer übernimmt eigentlich, wenn die Geschäftsleitung kurzfristig ausfällt? Wer hat Zugriff auf die Bankkonten? Wer kennt die laufenden Verträge und Fristen?

Viele KMU-Inhaberinnen und -Inhaber verlassen sich stillschweigend darauf, dass «es schon irgendwie weitergeht». In der Praxis zeigt sich jedoch regelmässig: Ohne klare Regelung entstehen genau dann Probleme, wenn am wenigsten Zeit dafür ist. Genau hier setzt die Beratung von Lemag Treuhand+Partner AG an.

Die häufigsten Lücken in der Praxis

• Fehlende Zeichnungsberechtigung: Oft ist nur eine Person allein zeichnungsberechtigt bei der Bank. Fällt sie aus, sind selbst dringende Zahlungen blockiert.
• Unklare Zuständigkeiten: Mitarbeitende wissen nicht, an wen sie sich bei wichtigen Entscheidungen wenden sollen.
• Fehlender Zugriff auf zentrale Unterlagen: Verträge, Passwörter oder Vollmachten liegen nur bei einer Person vor.
• Keine schriftliche Vollmacht: Eine mündliche Absprache reicht im Ernstfall nicht – Banken, Behörden und Geschäftspartner verlangen belastbare, schriftliche Nachweise.

Was eine gute Stellvertretungsregelung beinhaltet

1. Klare Rollenverteilung: Wer übernimmt welche operativen und finanziellen Aufgaben im Vertretungsfall?
2. Bankvollmachten: Eine zweite zeichnungsberechtigte Person sichert die Zahlungsfähigkeit auch kurzfristig ab.
3. Zugriff auf Buchhaltung und Verträge: Wichtige Dokumente und Systeme sollten für mindestens eine weitere Vertrauensperson zugänglich sein.
4. Regelung für Personalentscheide: Wer darf im Notfall Löhne freigeben oder dringende personelle Entscheidungen treffen?
5. Regelmässige Aktualisierung: Eine Stellvertretungsregelung ist kein einmaliges Dokument, sondern sollte periodisch überprüft werden – insbesondere bei Veränderungen in der Geschäftsleitung oder Organisation.

Wie wir Sie dabei unterstützen können

Als Treuhandpartner begleitet Lemag Treuhand+Partner AG Unternehmen nicht nur bei der laufenden Buchhaltung und den Steuern, sondern auch bei genau solchen organisatorischen Fragen. Im Rahmen unserer Unternehmensberatung analysieren wir gemeinsam mit Ihnen die bestehenden Abläufe und zeigen auf, wo Handlungsbedarf besteht.

Eine Stellvertretungsregelung kostet heute wenig Zeit. Ihr Fehlen kann im Ernstfall jedoch teuer werden. Nutzen Sie die Planungsphase im Herbst, um Ihre Organisation auf mögliche Ausfälle vorzubereiten. Das Team von Lemag Treuhand+Partner AG unterstützt Sie gerne dabei, die passende Lösung für Ihr Unternehmen zu finden.

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Lemag Treuhand+Partner AG nimmt sich Zeit für Ihr Anliegen – unkompliziert, diskret und lösungsorientiert.